Wij werken binnen Fryqua aan meer grip op de levenscyclus van data.
We slaan steeds meer data op. Bestanden worden aangemaakt, aangepast, gedeeld en bewaard. Soms jarenlang, zonder dat iemand nog precies weet waarom een bestand er staat, hoe actueel de informatie nog is of hoe lang deze eigenlijk bewaard moet blijven.
Met onze software richten we ons o.a. op bestandsmonitoring en data-integriteit. We willen organisaties helpen inzicht te krijgen in hun bestanden, wijzigingen te volgen en de betrouwbaarheid van hun data te bewaken. Maar als je eenmaal inzicht hebt in welke data er is en wat ermee gebeurt, ontstaat vanzelf een volgende vraag: hoe lang blijft die informatie eigenlijk relevant, en wanneer moet je er opnieuw naar kijken?
Niet alle data blijft even lang relevant
Een bestand dat vandaag onmisbaar is, kan over een paar jaar achterhaald zijn. Een ander bestand moet juist om wettelijke of organisatorische redenen gedurende een bepaalde periode worden bewaard.
Toch wordt er in de praktijk vaak veel aandacht besteed aan het beveiligen en opslaan van data, terwijl de vraag hoe lang informatie relevant blijft niet altijd even nadrukkelijk wordt meegenomen. Daar ligt voor ons een interessante volgende stap.
We zijn intern bezig met een uitbreiding van onze dataclassificatie. Daarmee willen we dit jaar niet alleen inzichtelijk maken hoe belangrijk of gevoelig bestanden zijn, maar ook ondersteuning bieden bij het beheren van hun levenscyclus.
Van classificeren naar bewuster databeheer
Een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling is het toevoegen van twee begrippen: bewaartermijn en informatieveroudering.
Bewaartermijn gaat over de juridische of organisatorische periode dat data bewaard moet of mag blijven. Wanneer die periode verstrijkt, kan aangeven worden dat het tijd is om te beoordelen of de informatie nog bewaard moet worden of bijvoorbeeld gearchiveerd kan worden. De software verwijdert bestanden niet zelf; de beoordeling en eventuele actie blijven bij de organisatie en zijn nodig voor o.a. zakelijke documenten, privacywetgeving (AVG), fiscale administratie.
Informatieveroudering is het proces waarbij gegevens minder relevant of onnauwkeurig worden door de tijd. Bijv. autorisatiegegevens die niet direct worden opgeschoond nadat iemand uit dienst treedt. Dit is een direct doelwit voor hackers.
Dat onderscheid is belangrijk. Een bestand kan immers nog steeds bewaard moeten blijven, ook als de informatie erin inmiddels verouderd is. Door beide aspecten mee te nemen, ontstaat een beter beeld van wat er met data moet gebeuren.
Ook veranderingen moeten inzichtelijk blijven
We werken daarnaast aan een audit trail voor wijzigingen in dataclassificaties en labels. Daarmee wordt vastgelegd wie een wijziging heeft uitgevoerd, wanneer dat gebeurde en wat de oorspronkelijke en nieuwe waarde waren.
Dat klinkt misschien als een technisch detail, maar het raakt aan een belangrijk principe: goed databeheer vraagt niet alleen om inzicht in de huidige situatie, maar ook om inzicht in hoe die situatie is ontstaan.
Wanneer instellingen veranderen, wil je achteraf kunnen nagaan wat er is aangepast en door wie. Dat helpt organisaties bij interne controles en bij het aantoonbaar maken van hun beheerprocessen.
Ook onderzoeken we hoe classificatie-instellingen beter per klant kunnen worden ingericht. Dat is met name relevant voor omgevingen waarin meerdere klanten vanuit één server worden beheerd.
Een ontwikkeling die verder kijkt dan opslag alleen
Voor ons is dit een logische doorontwikkeling van wat wij al doen. Inzicht in bestanden en hun integriteit vormt een belangrijke basis. De volgende stap is om organisaties ook beter te ondersteunen bij vragen over de betekenis, actualiteit en bewaartermijn van die data.
Want grip op data gaat uiteindelijk over meer dan weten welke bestanden er zijn.
Het gaat er ook om dat je begrijpt hoe belangrijk informatie is, hoe lang deze relevant blijft, welke wijzigingen hebben plaatsgevonden en wanneer het tijd is om opnieuw naar de situatie te kijken.
Daar werken we aan. Stap voor stap, vanuit de praktijk en met als doel organisaties meer inzicht en controle te geven over hun data.